Wat is digital asset management systeem voor marketing?

Wat is een Digital Asset Management systeem?

Een Digital Asset Management systeem is een tool dat alle bedrijfscommunicatie op één plek beheert en opslaat.

Een DAM is ideaal voor bedrijven met grote hoeveelheden content. Die kun je op deze manier namelijk beter beheren. Een contentcatalogus dus. Zo’n catalogus staat het liefst online in de Cloud, zodat elke collega (met rechten) er vanaf elke plek en op elk moment mee kan werken.

“Een DAM-systeem noem je ook wel: mediatheek, library, medialibrary, mediabibliotheek, bewaarstructuur, bewaarsysteem, beeldbank, audiobank, videobank, internetdatabase, fotobank, content hub en archief.”

Een DAM is voor iedereen toegankelijk. Dat maakt het ook zo makkelijk om mee te werken. Ontwerpers, marketingmedewerkers, contentcreëerders, managers, eigenaren en ook die ene freelancer die je op afstand ondersteunt in de marketing als er even teveel dingen tegelijk op je bordje komen.

Waarom heb je een digital asset management systeem nodig?

Het doel van een DAM-systeem is dus om alle digital assets op één plek centraal te beheren en organiseren, zodat iedereen in jouw organisatie er makkelijk bij kan. Een goed DAM-systeem maakt het makkelijker om je content te vinden en te gebruiken bij toekomstige projecten en campagnes.

Voordat we de diepte in gaan, even wat definities, zodat we weten waar we het over hebben:

Oké, nu kennen we het jargon en duiken we dieper in wat een DAM-systeem is en wat de voordelen zijn.

Waarom wil je met een DAM-systeem werken?

Een DAM-systeem maakt je marketingwerk makkelijker. Het bespaart tijd en kosten, waardoor content creëren eenvoudiger én efficiënter wordt. Let op deze 10 aandachtspunten als je met een DAM systeem start.

DAM is such a powerful tool that doesn’t get the credit it deserves. Marketers mistake it for being just another file repository. But DAM is instrumental in giving structure to the creative process, and it’s only gaining more valuable features every day.

- Lana K. Moore executive editor at Martechexec

De voordelen van een digital asset management systeem

Een DAM-systeem biedt bedrijven veel voordelen:

1. Tijd besparen
2. Makkelijker samenwerken
3. Minder fouten maken
4. Kosten besparen
5. Locatieonafhankelijk werken
6. Content beter vindbaar maken
7. Content beter beschermen
8. Soepel samenwerken met andere systemen

Tijd besparen

Een goed DAM-systeem vergroot de efficiëntie van de marketingafdeling, omdat je het aantal handelingen vermindert en je werknemers meer tijd hebben om zich op de inhoud te concentreren. Je hoeft niet meer te zoeken naar afbeeldingen, om vervolgens in een andere map de gebruiksrechten op te snorren. Het is niet meer nodig om door al die mapjes en bestandsnamen heen te scrollen op zoek naar die ene foto die perfect is voor je nieuwe marketinguiting.

Makkelijker samenwerken

Verschillende afdelingen binnen een bedrijf werken beter en makkelijker samen. Je hoeft niet meer oneindig heen-en-weer te mailen en bestanden te exporteren. Iedereen werkt in één systeem. Je kunt zelfs samen tegelijk in het systeem aan het werk vanaf verschillende locaties.

Minder fouten maken

Met een DAM-systeem maak je minder fouten. Alles staat op één centrale plek en de zoekfunctie zorgt ervoor dat je eenvoudig en snel de juiste bestanden vindt. Welke kleurcode moet je ook alweer gebruiken? Dat staat in de huisstijlgids die ook in de DAM staat. Ook kun je tags toevoegen aan gemaakte foto's waardoor je zeker weet dat je je aan de gemaakte afspraken met fotografen houdt.

Kosten besparen

Het gebruik van een DAM-systeem bespaart op de lange termijn veel geld. Denk maar eens aan de uren die jullie nu besteden aan het zoeken naar of delen van bestanden. Deze tijd kunnen je werknemers besteden aan het daadwerkelijke inhoudelijke werk. Daardoor leveren ze veel meer werk op.

Doordat je het overzicht behoudt, onthoud je wat voor mooie beelden je al in huis hebt en voorkom je dat je beeldmateriaal dubbel aankoopt of een nieuwe fotoshoot plant, terwijl je nog prima foto’s uit voorgaande shoots kunt gebruiken. Een digital asset management systeem helpt je dus om snel je beelden te vinden en ze meteen weer te gebruiken en te verwerken in je marketing.

Bij Smart Content Creator ga je nog een stap verder. Die is namelijk ontworpen om de marketing van je bedrijf zo eenvoudig en snel mogelijk te maken. Er zit niet alleen een DAM systeem in, maar ook een brandportaal en content editor. Zo maak je met een paar keer klikken een nieuwe contentuiting voor je volgende marketingcampagne voor social media, web én print.

Locatieonafhankelijk werken

Met een DAM-systeem heb je overal en op ieder moment toegang tot je gedigitaliseerde content. Zo weet je zeker dat je met de juiste en laatste versie werkt, waar dan ook ter wereld. Zo wordt remote werken met je marketingteam en designers eindelijk écht mogelijk en zelfs makkelijk.

Content beter vindbaar maken

Hoe groter het aantal beelden, video’s en andere digitale bestanden, hoe makkelijker het is om het overzicht te verliezen. Met een DAM-systeem werk je geordend en gestructureerd op één centrale plek: alle content zet je goed georganiseerd in de Cloud. Daardoor vindt iedereen beelden en bestanden makkelijk en snel terug.

Een goed DAM-systeem biedt verschillende manieren van zoeken, zodat je altijd snel de juiste content vindt. Dat kan door een zoekfunctie op basis van tags, categorieën of metadata.

Bij Smart Content Creator zie je de afbeeldingen ook echt voor je en is het zoeken visueel. Je hoeft niet eerst een map of afbeelding te openen, om te kijken wat er achter de titel zit. Nóg makkelijker dan een standaard DAM-systeem. Daarnaast bevat elke afbeelding tags. Typ bijvoorbeeld ‘blauwe schoenen’ in en je ziet meteen alle beelden die daarmee matchen.

Content beter beschermen

Een DAM-systeem beschermt je content op verschillende manieren. Zo geef je bijvoorbeeld alleen bepaalde gebruikers toegang tot specifieke bestanden of categorieën. Ook kun je watermerken toevoegen aan afbeeldingen of video’s.
Je bestanden staan op een logische en centrale plek opgeslagen, daardoor raak je ze niet meer kwijt. Geen externe harde schijven die crashen of een vergeten bestand op een bureaublad van een laptop van één van je collega’s.

Soepel samenwerken met andere systemen

Een DAM-systeem integreer je simpel met andere technische tools en programma's. Denk aan CRM-systemen of CMS-systemen. Hierdoor haal je het beste uit je systemen én gebruik je je content optimaal.

Hoe gebruik je een Digital Assets Management Systeem?

Hoe je een DAM gebruikt verschilt per bedrijf. Iedere organisatie heeft andere wensen, eisen, problemen, belangen en workflows. Om alles uit je Digital Assets Management Systeem te halen moet je je afvragen wat belangrijk is voor jouw bedrijf.

Wat wil jij uit een DAM-systeem halen? Dat is DE vraag die je jezelf moet stellen. Deze vragen helpen je om dat duidelijk te krijgen:

1. Hoeveel mensen werken met het systeem?
2. Wil je dat mensen locatieonafhankelijk (kunnen) werken?
3. Hoe belangrijk is het dat het archief goed en overzichtelijk is?
4. Hoe wil je de controle houden over de gemaakte marketinguitingen?
5. Hoe belangrijk is persoonlijke ondersteuning voor jou en je medewerkers?

Als je start met een DAM-systeem, gebruik dan deze 10 tips.

Wil je weten of het DAM-systeem van Smart Content Creator iets voor jouw bedrijf is, plan dan een call met ons in.

Hoe maak je een digital asset management systeem?

Een DAM-systeem integreer je simpel met andere technische tools en programma's. Denk aan CRM-systemen of CMS-systemen. Hierdoor haal je het beste uit je systemen én gebruik je je content optimaal.

Sommige bedrijven starten in hun startup fase, als ze nog met weinig mensen zijn, met een SaaS-oplossing of online software zoals Notion, OneDrive, Google Drive, SharePoint, Dropbox of andere tools waarmee je beveiligd bestanden kunt opslaan en delen. Al snel groeit een bedrijf uit zo’n oplossing omdat iedereen het systeem anders gebruikt. Bestanden worden dubbel opgeslagen, zijn niet vindbaar onder verschillende varianten van dezelfde zoekterm, worden afgeschermd door verschillende afdelingen of verdwijnen om andere redenen uit zicht.

Zelf een structuur opzetten waarin je al je assets snel en eenvoudig terugvindt, doe je niet zomaar. Assets-collecties groeien steeds sneller en de bestanden worden alsmaar groter. Is jouw eigen systeem op deze groei voorbereid? Gelukkig zijn er mensen die al jaren aan de ontwikkeling van goed werkende DAM-systemen werken.

Welk digital asset management systeem past bij mijn bedrijf?

Er zijn verschillende DAM-systemen op de markt. De één focust op de zoekfunctie, de ander op rollen en rechten en weer een ander op support. Sommige aanbieders hebben meer ervaring dan andere, en sommige systemen zijn gewoon beter dan andere. Elke DAM-aanbieder biedt weer een ander pakket aan. Lees verder, dan helpen we je te kiezen welk DAM-systeem het best bij jouw bedrijf past.

Deze functies moet een DAM-systeem minimaal hebben als je als marketingteam een effectiviteitsslag wil maken:

1. Simpel te gebruiken interface
2. Eenvoudig content zoeken en vinden
3. Beeldrechten borgen
4. Verschillende bestanden ondersteunen
5. Verschillende toegangsniveaus
6. Ondersteuning door klantenservice

Simpel te gebruiken interface

Functionaliteit is key in je workflow. Je wilt niet dat je medewerkers urenlang bezig zijn om te leren hoe het systeem werkt. Het moet makkelijk te begrijpen en te gebruiken zijn, zodat ze snel aan de slag kunnen met het uploaden van hun content en het organiseren ervan. Om vervolgens knallende content te maken natuurlijk.

Eenvoudig zoeken en vinden

Geen vragen meer als: ‘Waar zijn die beelden van die laatste campagne?’ of ‘Wie weet waar ik de foto’s kan vinden van die fotoshoot van vorig jaar?’ Je wilt dat je medewerkers gemakkelijk en gericht kunnen zoeken naar de content die ze nodig hebben.

Beeldrecht borgen

Je moet in het systeem kunnen aangeven tot wanneer beelden te gebruiken zijn en onder welke voorwaarden. Zo zorg je dat je alleen beelden gebruikt voor je campagnes die je mág gebruiken. Bij Smart Content Creator voeg je dat eenvoudig toe en zijn de afbeeldingen waar de rechten van verlopen zijn automatisch niet meer te gebruiken in het systeem. Nooit meer claims achteraf!

Verschillende bestanden ondersteunen

Het systeem moet met verschillende bestandstypes kunnen werken. Je wilt niet dat een systeem een foutmelding geeft bij bepaalde bestandsvormen en dat je alles handmatig moet gaan zitten converteren. Dat geeft alleen maar extra ruis in het werkproces.

Verschillende toegangsniveaus

Medewerkers krijgen de rechten die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. Niet meer, niet minder. De manager (of projectleider) krijgt de goedkeurrechten, de designer mag templates maken en aanpassen en de tijdelijke kracht bewerkt alleen maar geselecteerde onderdelen van de ontwerpen.

Ondersteuning door klantenservice

Loop je even vast of doet het systeem niet wat je wilt dat het doet? Dat wil je natuurlijk snel opgelost hebben. Goede ondersteuning bij problemen en/of vragen kan op verschillende manieren: sommige aanbieders kiezen voor online support of chatbots. Smart Content Creator biedt persoonlijke ondersteuning aan. Gewoon even bellen of mailen en dan bereik je meteen een mens die kennis van zaken heeft.

Naast deze algemene eigenschappen moet een goede DAM-aanbieder ook bieden wat het specifieke bedrijf nodig heeft.

Kortom, het is belangrijk om een aanbieder van DAM-systemen te kiezen die alle functionaliteiten biedt die jij nodig hebt en met wie je een langetermijnrelatie kunt opbouwen.

Welke digital asset management systemen zijn er?

Er zijn veel bedrijven die DAM-systemen aanbieden, zoals Smart Content Creator, Adobe Experience Manager, Canto Cumulus, Widen Collective en Bynder. En er komen elke dag nieuwe aanbieders op de markt.

Wat is het beste digital asset management systeem voor jou? Die vraag kunnen we helaas niet voor je beantwoorden. Dat bepaal je zelf voor je bedrijf, op basis van jullie vereisten. Hieronder hebben we geprobeerd om een realistisch overzicht te maken van de verschillende relevante aanbieders van DAM-systemen:

Hoeveel kost een digital asset management systeem?

Waarom werken bedrijven met de DAM van Smart Content Creator?

Het DAM-systeem van Smart Content Creator is de oplossing voor marketingafdelingen en bedrijven die grote hoeveelheden content verwerken op verschillende afdelingen. Het DAM van Smart Content Creator is gemaakt om je marketingprocessen makkelijker, toegankelijker en sneller te maken. Lees hieronder waarom bedrijven kiezen voor het DAM-systeem van Smart Content Creator.

‘Binnen ons team worden nu uitingen gemaakt volgens de juiste huisstijl en is alles op 1 centrale plek georganiseerd’

- Claire Brinkman, INretail

Smart Content Creator DAM voordelen

Realtime samenwerken

Met Smart Content Creator kunnen verschillende gebruikers in real time content ontwerpen, bewerken en delen, ongeacht de locatie waarvandaan ze werken. Zo lopen projecten sneller en worden er minder fouten gemaakt.

Meteen aan de slag

In Smart Content Creator kun je meteen aan de slag met nieuwe marketinguitingen. Vanuit het DAM-systeem meteen ontwerpen. Je hoeft je bestanden niet eerst te uploaden in een ander designprogramma. Alles zit op één plek. Met een paar drukken op de knop maak je nieuwe content voor social media, web en print. Superhandig en zeer gebruiksvriendelijk voor mensen die geen grafische achtergrond hebben. En dit alles met behoud van kwaliteit natuurlijk. Je uitingen doen niet onder voor de kwaliteit van een reclamebureau.

Slimme, visuele zoekfunctie

Het is makkelijker zoeken in je afbeeldingen, omdat je meteen de beelden voor je ziet. Je hoeft niet door mapjes en abstracte bestandsnamen te zoeken en te dubbelklikken om iets te openen. Ook hoef je geen beelden te exporteren om ze vervolgens weer in een andere werkomgeving te openen. Hallo, efficiënt werken!

Gecentraliseerde opslag

Alle content wordt opgeslagen op één centrale plek, veilig in het DAM-systeem in de Cloud. Daardoor houd je overzicht en kun je altijd en overal eenvoudig vinden wat je nodig hebt.

Wat levert het werken met een DAM-systeem op voor jouw bedrijf?

Een DAM-systeem is een belangrijk hulpmiddel als je als bedrijf je marketingactiviteiten wil verbeteren. Het helpt je bij het beheren van alle digitale content die je gebruikt voor marketingdoeleinden, zoals afbeeldingen, video's en documenten. Een goed DAM-systeem maakt het makkelijker om de juiste content te vinden, zodat je sneller je materialen vindt wanneer je ze nodig hebt.

Smart Content Creator heeft een DAM-systeem, brandportal en contentcreatie systeem in één, zodat je al je marketing op één plek houdt. Het helpt je ook bij het beheren van verschillende versies van dezelfde content, zodat je niet onnodig tijd verspilt aan het opnieuw maken of wijzigen van bestaand materiaal of aan exporteren en importeren.

Kortom, een DAM-systeem helpt je bedrijf om efficiënter en slimmer te werken door betere toegang tot visualized media, betere controles op gestandaardiseerde informatie, meer mogelijkheden voor samenwerking tussen verschillende afdelingen en eenvoudigere integraties met andere systemen.

Wil jij ook efficiënter werken met je marketingafdeling? Laten we samen bespreken wat Smart Content Creator betekent voor jouw bedrijf is. Plan het in via deze link.